매거진

COLUMN : 제주도 호스텔 매니저 고군분투기 07

2018-07-06

07. 시설 관리

글 ONDA 브랜딩&마케팅팀 김지호

 

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최대한 돈을 들이지 않고 시설을 최상의 상태로 유지할 수 있는 비밀 팁!

돈을 최대한 절약하면서도 시설을 최상으로 유지하는 방법, 아시나요? 다년간의 숙박산업 종사경험에서 나온 답은, ‘없다.’입니다.

숙박업소는 고정된 시설을 활용하여 운영하는 산업이기 때문에 처음 시설을 갖추고 나면 이후에는 별도의 비용이 들지 않는다고 생각하는 경우가 많습니다. 그러나 숙박시설은 고정적인 자산임에도 불구하고 사람들이 이용하며 노후되기 때문에 회계상으로 가치가 감소하는 ‘감가상각’현상이 나타납니다. 또한 이용 중 시설의 손상 역시 비일비재하므로 돈이나 노력을 들이지 않으면서 시설을 최상의 상태로 유지하는 것은 사람의 손이 타지 않게 ‘공실’로 두는 방법 외에는 없다고 봅니다.

어떻게 하면 낮은 비용을 투자해 지속적인 사용으로 인해 닳고 노후되는 시설을 최적의 상태로 유지할 수 있을까요?

‘주기적, 능동적인 관리’가 그 해답입니다.

그렇다면 주기적이고 능동적인 관리란 무엇일까요? 먼저 주기적 관리는 우리 숙소의 모든 부분을 일정한 기간을 두고 순환 점검하여 문제 있는 부분을 파악하고, 이것이 더 심한 손상이나 훼손이 되지 않게 막는 것을 의미합니다. 예로 숙소를 점검할 때 벽지 혹은 페인트 칠 부분 등에 손상이 생긴 것을 발견했다면, 이를 그냥 방치하지 않고 유사 패턴이나 비슷한 색상의 벽지를 덧붙이거나 페인트를 덧칠하는 등 바로바로 조치를 취하여 더 큰 비용의 지출을 막을 수 있는 것이죠.

또 문제가 발생하기 전 미리 대비하여 문제를 예방하는 것을 능동적인 관리라고 하는데요, 예를 들어 냉방시설을 많이 이용하는 하절기에 에어컨 등의 냉방설비가 고장난다면 큰 문제가 될뿐더러 높은 비용을 지불해야 합니다. 그러나 하절기가 다가오기 전, 미리 에어컨 청소 및 점검을 한다면 들어가는 비용도 절약되고 문제 발생을 막을 수 있습니다. 하수구가 자주 막히는 곳이라면 하수구를 뚫는 약품을 미리 구비하여 완전히 막히지 않도록 조치하는 방법 등도 이에 해당합니다.

위와 같이 주기적이고 능동적으로 시설을 관리하신다면 큰 비용을 들이지 않으면서도 숙박시설의 운용과 관리를 깔끔하게 하실 수 있습니다.

 

 

자투리 시공 재료를 버리지 않고 잘 모아두자.

외부에 노출된 시설들을 수리할 때 비용을 절약하는 최고의 방법은 바로 ‘시공’ 및 ‘인테리어’ 단계에서 사용하고 남은 자투리 재료들을 잘 보관하는 것입니다. 이 남은 재료들은 추후 시설을 수리하고 관리할 때 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 벽지가 찢어졌을 때 새로운 벽지를 구매하지 않고 보관했던 벽지를 티나지 않게 덧붙이거나 깨진 화장실 타일을 떼어내고 시공 후 남아있던 타일을 재설치한다면 재료비 절감과 동시에 동일한 재료를 구하기 위한 시간을 아낄 수 있습니다.

이 방법을 활용하려면 보유하고 있는 물품과 재료의 리스트를 작성하고 보관 및 관리를 철저히 하여야 합니다. 초기 시공이 끝나고 나면 숙소에서는 보통 사용하고 남은 재료들을 보관하기는 하지만, 한 해만 지나도 이를 자리만 차지하는 쓸모없는 짐처럼 여겨 버리기 일쑤입니다. 이렇게 되지 않으려면 가능한 공사 후 남은 재료들을 상자 단위로 잘 포장하고 이름표를 붙여 창고에 정리, 보관하는 방법을 추천해 드립니다. 이는 수리 시 필요한 물품을 바로바로 꺼내어 쓰기 쉽게 만드는 중요한 작업입니다.

제가 일하던 호스텔의 창고에는 공사 후 남은 여러 물품이 한 구석에 모여 있었음에도 불구하고, 그 누구도 자투리 물건의 존재 여부를 몰랐습니다. 그러다 창고 정리 중 우연히 이를 발견해 자투리 물품 리스트를 만들었고, 결국 이때 정리한 물품 리스트를 활용해 손상된 벽을 수리할 때 남은 벽지를 부착하거나 버리기 직전의 책상을 시트지로 감싸 새 책상처럼 보이도록 재활용하기도 하며 비용을 아낄 수 있었습니다.

 

 

시설에 구비해 놓는 비품의 품목명과 구매 단가를 기록해두자.

숙박업소는 수도 없이 많은 비품을 구매하고, 사용합니다. 작게는 건전지, 샴푸, 바디워시, 드라이기 등의 제공물품부터 크게는 전구, 문고리, 도어락, 변기, 샤워헤드 등 설비품목까지… 숙박업소의 비품 목록을 따지자면 정말 많습니다. 하지만 언제, 어디서, 어떤 제품을, 어떻게, 얼마에 구매했는지 등의 내역을 일일이 기억할 수 없어 이를 관리하다 보면 종종 문제가 생길 때도 있습니다. 그렇기 때문에 구매 제품과 우리 숙소에서 사용하는 비품에 대한 목록 작성을 추천해 드립니다. 제품 목록(물품 리스트)에는 품목명, 보유 개수, 구매처(온라인 구매 시 링크 포함), 구매 단가(가격), 활용처, 구매 날짜 등이 포함됩니다. 이렇게 목록을 만들어 비품을 관리한다면, 비품이 부족할 때 구매 단계에서의 시간과 비용을 아낄 수 있으며, 시설을 관리할 때 부족한 부분을 빨리 파악하고 중복되는 물품은 제거할 수 있어 관리 비용도 절약할 수 있습니다.

 

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우리 숙소의 도면과 시설도를 보관만 잘해 두어도 시설관리가 백 배는 쉬워진다.

하지만 이 방법을 활용할 수 없는 곳도 있습니다. 바로 고정 시설 외의 시공 및 설비에서 문제가 생기는 경우인데요. 대표적으로 수도관이 터져 누수가 발생하거나, 전기 배선에 문제가 생기는 등 ‘눈에 보이지 않는 설비’를 수리하는 것이 그 예입니다. 이는 ‘전문’ 인력을 호출하여 문제를 해결해야 하기 때문에 높은 비용이 들 수밖에 없습니다. 또한 시설을 정확히 파악하는 데서 많은 시간을 소모합니다. 이유는 간단합니다. 시설을 지은 사람이 아닌, 시설에 대한 정보가 없는 다른 사람이 시설을 파악하고 수리하기 때문이죠. 제가 일하던 숙소는 40년이 넘은 여관을 리모델링했기 때문에 초기 건축설계도나 도면이 당연히 없었습니다. 그래서 수리를 오는 누구든지 항상 애를 먹기 일쑤였고, 특히 젊은 수리업자들은 건축방식이 현대와 너무 다르다는 이유로 손을 내젓고 시설 수리를 포기하시는 게 하루이틀이 아니었습니다.

 

 

들어가는 비용과 시간을 절약하면서 이러한 상황을 해결하는 방법은 의외로 간단합니다.

바로 우리 시설을 짓거나 개/보수할 때의 도면을 모두 확보하고 보유하는 것입니다. 물론 도면의 양이 많을 수 있어 이를 지류로 안전하게 보관하기란 불가능에 가깝지만, 건축설계사인 제 아버님께 받은 팁인 ‘모든 설계도면을 스캔’해서 저장하면 보관 문제도 손쉽게 해결할 수 있습니다. 물론 도면 하나하나를 세세하게 가지고 있다면 좋겠지만 대략적인 구조를 볼 수 있는 정도의 파일만 있더라도, 어떤 수리업자가 방문하더라도 빠르게 시설을 파악할 수 있기 때문에 시설수리가 용이해져 시간과 비용을 절약할 수 있는 것이죠.

 

 

우리 숙소 시공업자와 지속적인 관계 유지하기.

그 어느 것보다 많은 시간과 비용이 들고, 큰 스트레스를 유발하는 건 바로 <관계>입니다. 여기서 말하는 관계란, 숙소를 관리하는 관리 주체(본인 포함)와 숙소 수리를 담당하는 시공업자 간의 관계를 의미합니다.

시공업체에 시설수리를 맡길 때, 수리를 맡은 사람이 내가 원하는 대로 정확히, 그리고 제대로 수리한다는 보장이 없기 때문에 작업 시 옆에 붙어서 종일 지켜보지 않는 이상 알 수 없습니다.

내가 원하는 만큼, 정확하고 제대로 된 시설 수리를 원한다면 가장 좋은 방법은 바로 우리 숙소를 직접 공사한 시공업자와 좋은 관계를 유지하여 이들이 지속해서 우리 숙소에 대한 유지/보수를 하도록 유도하는 것입니다. (단, 시공업자와 함께 한 공사가 잘 마무리되었다는 전제 하에) 그들은 직접 시공을 한 당사자이기 때문에 해당 시설을 충분히 이해하며 문제가 생겼을 때 가장 잘 대처할 수 있다는 장점이 있고, 함께 일함으로써 신뢰를 형성해 시설 개보수에 대한 합리적인 수리 비용을 청구하기 좋습니다.

제가 일하던 호스텔은 20년 가까이 호스텔 건물을 유지/보수한 시공업체와 좋은 관계를 맺어, 시설에 문제가 생겼을 때 해당 시공업체 사장님께 바로 전화를 드리고 저렴한 가격으로 수리를 맡길 수 있었습니다.

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간단한 시설 수리/점검 방법을 배워두자.

그 외 큰 공사들을 제외하고 시설에는 소소하게 고장이나 보수할 점들이 발생합니다. 전구가 나갔거나, 수도가 막히거나, 또는 침구 및 침대에 문제가 생기는 경우 등이 있습니다. 이런 사소한 문제는 언제나 발생할 수 있지만 생각보다 해결이 쉽기 때문에, 사장님이나 매니저, 스태프가 수리 방법을 알고 직접 대처한다면 상당한 비용을 아낄 수 있습니다. 간단한 수리/점검 방법은 유튜브나 포털 사이트에서의검색만으로도 손쉽게 찾을 수 있으니, 이를 직접 찾아보고 수리/점검을 시도해 보세요. 혹은 우리 시설을 수리하러 온 전문가에게 수리법을 문의하고 배우는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다.

위에서 말씀드린 다양한 방법으로 숙소를 점검하고 관리하신다면, 비용과 시간을 절약해 숙소의 불필요한 손실을 막고 나아가 지속 가능한 숙소 운영을 하실 수 있습니다! 우리 숙소에는 내일도, 모레도 계속 손님이 찾아올테니까요.

 

연재목차

2018.01 숙박업소의 문제 발견

2018.02 문제 해결하기

2018.03 고객과 소통하기

2018.04 고객 유치하기

2018.05 피드백받기, 그리고 개선하기

2018.06 스텝 채용하기

2018.07 시설 관리

2018.08 수익 극대화

2018.09 컴플레인 대응하기

2018.10 예약사이트 제대로 활용하기

2018.11 마무리

 

 

 

 

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